-Information Nr. 52 vom 13.9.2001

Zwischen Anspruch und Wirklichkeit – das Dienstleistungsunternehmen Archiv auf dem Prüfstand der Benutzerorientierung

61. Südwestdeutscher Archivtag vom 25. bis 27. Mai 2001 in Schaffhausen

Am Südwestdeutschen Archivtag nehmen neben den baden-württembergischen und bayerischen Archivaren und Archivarinnen regelmäßig auch Kollegen und Kolleginnen aus den angrenzenden Staaten Frankreich, Österreich und der Schweiz teil. Deshalb finden die Tagungen hin und wieder auch in diesen Ländern statt. Mit Schaffhausen, das in diesem Jahr seine 500-jährige Zugehörigkeit zur Eidgenossenschaft feiern kann, wurde ein Ort ausgewählt, der höchst symbolhaft für die damit angestrebte Grenzüberschreitung stehen kann. Denn nichts – so das Fazit des Eröffnungsvortrages von Stadtarchivar Dr. Peter Scheck – hat diese Stadt so sehr geprägt, wie ihre Grenzlage. Rechtsrheinisch und ganz am Rande der Eidgenossenschaft gelegen erwuchsen für die Stadt daraus spezifische Bedingungen für den Umgang mir ihren Nachbarn. Und diese Grenzlage erklärt auch, weshalb Schaffhausen die einzige schweizerische Stadt ist, die von den Bomben des Zweiten Weltkrieges nicht verschont geblieben ist. Allerdings haben diese den weitgehend historischen Charakter der Stadt zum Glück nicht dauerhaft beschädigen können, wie der Stadtrundgang am Freitag nachmittag deutlich machte. Und auch der Tagungsort – die Rathauslaube – strahlte historische Ehrwürdigkeit aus.

Dort konnte Tagungspräsident Dr. Hans Schadek (Stadtarchiv Freiburg) am Samstag morgen gut 110 Teilnehmer und Teilnehmerinnen begrüßen. Nach Grußworten von Dr. Hans-Peter Lehner (Kanton Schaffhausen), Dr. Anton Gössi (Staatsarchiv Luzern) als Vertreter des Verbandes der schweizerischen Archivare und Dr. Robert Kretzschmar (Hauptstaatsarchiv Stuttgart) für den Verein Deutscher Archivarinnen und Archivare, stellte Dr.Clemens Rehm (Generallandesarchiv Karlsruhe) seine Thesen zum Thema “Kundenorientierung – Modewort oder Wesensmerkmal der Archive?” vor. Zunächst ging er der Frage nach, ob der Begriff Kundenorientierung überhaupt auf das Archivwesen übertragbar sei. Da die Bandbreite der Wünsche, die die unterschiedlichen “Kunden” an die Archive habe können, sehr groß und heterogen sei, berge eine zu starke Orientierung darauf die Gefahr in sich, dass fachliche Notwendigkeiten den wechselnden Moden des Zeitgeistes untergeordnet würden. Die Folge wäre eine permanente Produktveränderung, z. B. dadurch, dass Bestände nur noch in Hinblick auf an­stehende Jubiläen oder aktuelle wissenschaftliche Themenstellungen erschlossen werden. In einem zweiten Schritt versuchte der Referent klar zu legen, was eigentlich der gesetzliche Auftrag der Archive ist: nämlich die Bewahrung und Bereitstellung von Akten, in denen Regierungshandeln dokumentiert wird, zur nachträglichen demokratischen Kontrolle der Vorgänge und darüber hinaus für vielfältige andere Nutzungen. Bisher hätten die Archive allein die Form des kollektiven Gedächtnisses der Verwaltungseinheit bestimmt, für die sie jeweils zuständig sind. Angesichts einer immer komplexer werdenden Überlieferung stießen die Archivare und Archivarinnen nun aber an die Grenzen ihrer Kompetenz. Deshalb müsse künftig die Transparenz der archivarischen Bewertungsentscheidung größer werden. Dafür entwickelte Dr. Rehm sehr konkrete Vorschläge: Seiner Meinung nach sei es sehr problematisch, dass die Bevölkerung, also der Souverän unseres Staates, überhaupt nicht in die Überlieferungsbildung mit einbezogen sei. Natürlich müsse die letzte Entscheidungs­kompetenz bei den Archiven bleiben, doch könne er sich im Vorfeld eine stärkere Partizipation verschiedener gesellschaftlicher Gruppen vorstellen. Vorbild dafür könnten bereits in anderen Bereichen praktizierte Verwaltungsanhörungen sein. Auf folgende Weise könnten archivische Bewertungsmodelle begutachtet und diskutiert werden: Nach der Erstellung durch die Archive in enger Zusammenarbeit mit der abgebenden Verwaltung wären die betroffenen Berufsverbände (also z.B. Juristen, wenn es um Gerichtsakten geht) und die Historikerverbände hinzuzuziehen und nach ihrer Meinung zu befragen. Die Vorteile für die Archive lägen dabei deutlich auf der Hand: zum einen könne spezielles Fachwissen berücksichtigt werden, über das die Archivare und Archivarinnen nicht selbst verfügen können; zum anderen würden die Archive und die von ihnen geleistete Arbeit durch diesen gesellschaftlichen Diskurs von der Öffentlichkeit viel stärker wahrgenommen werden als das bisher der Fall gewesen sei. In der anschließenden Diskussion wurden verschiedene andere Möglichkeiten (z.B. öffentliche Auslegung) der Schaffung von Transparenz vorgeschlagen und auf Gefahren hingewiesen, wenn Interessengruppen zu stark an dem Bewertungsprozess beteiligt seien (in den Extremfällen vollständige Übernahme oder totale Vernichtung).

Als nächster berichtete lic. phil. André Salathé (Staatsarchiv Thurgau) unter dem Titel “Stunde der Wahrheit” von der Einführung des “New Public Management Project Optima” im Kanton Thurgau und dessen Auswirkungen auf das dortige Staatsarchiv. Auf eigenen Wunsch gehörte dieses zu den Stellen, die sehr frühzeitig in das Programm aufgenommen wurden. Die IST-Analyse der Ansprüche, Bedürfnisse und Forderun­gen an das Archiv und die SOLL-Vorstellungen, die durch Produktdefinitionen dargestellt wurden, ergaben, dass das Archiv doppelt so viel Personal brauchen würde, um alle in der Produktpalette zusammengestellten Produkte in der festgelegten Qualität erbringen zu können. Da eine Personalaufstockung zunächst nicht möglich war, forderte die Archivleitung von der Kantonsregierung eine politische Entscheidung darüber ein, wo die Prioritäten zu setzen und welche Leistungen abzubauen seien. Dabei wies das Archiv im Vorfeld klar auf die Konsequenzen des Leistungsabbaues hin. So regte sich dann auch erwartungsgemäß heftiger Protest der “Kunden” als die Öffnungszeiten eingeschränkt wurden. Insgesamt beurteilte Archivleiter Salathé die Ergebnisse dieses Prozesses aber sehr positiv – trotz mancher Umstellungsschwierigkeiten. So wurde inzwischen das Budget des Staats­archivs um ein Drittel erhöht, weil klar wurde, dass die Ressourcen nicht ausreichten. Nicht alle Produkte, für die keine Mittel vorhanden waren, wurden völlig gestrichen, sondern es wurde eine Warteliste erarbeitet, die nun nach und nach realisiert wird. Und schließlich wüssten alle an dem Prozess Beteiligten nun viel genauer, was ein Archiv eigentlich tut, so dass Verhandlungen jetzt sehr viel qualifizierter abliefen als vorher. In der Diskussion wurde vor allem nach dem einmaligen und laufenden Zeitaufwand für die Umstellung gefragt und danach, welches Kundenbild der Produktpalette zugrunde gelegt wurde.

Auf die Notwendigkeit nicht nur externe “Kunden”, sondern auch die eigene Verwaltung als “Kundschaft” des Archivs im Blick zu behalten wies Dr. Ulrich Nieß (Stadtarchiv Mannheim) in seinem Vortrag “Die verwaltungsinterne Benutzung als lästige Pflicht? Die Archive zwischen verwaltungsinterner Kundenorien­tierung und kulturpolitischer Profilierung” hin. Die besondere Situation des Stadtarchivs Mannheim, in dem das Zwischenarchiv der Stadtverwaltung eine bedeutende Abteilung ist, und die Einführung von SAP bei der Stadt Mannheim bewog die dortige Archivleitung aus der für Baden-Württemberg erarbeiteten Produktpalette für die Archive auszuscheren und die eigenen Produkte vor allem nach zwei Kategorien zu unterscheiden, nämlich ob sie extern oder intern sind. Als Vorprodukte wurden definiert die Grundsatzfragen der Schriftgut- und Dokumentenverwaltung, Grundsatzfragen der Sicherung, Pflege und Erschließung von städtischem Archivgut und die verwaltungsinterne Archivbenutzung. Neben SAP wurde in Mannheim mit einem Dokumenten-Management-System auch ein einheitliches IT-Verfahren für die Vorgangsbearbeitung eingeführt. Auch wenn die Langzeitarchivierung von digitalen Unterlagen noch nicht möglich sei, müssten sich die Archive mit Lösungsstrategien beschäftigen, wie die zunehmende Digitalisierung mit den Anforderungen der späteren Archivierung zu verknüpfen sei. Die Dienstleistungen, die das Stadtarchiv Mannheim für innerstädtische Zwecke entwickelt habe, würden zunehmend auch von der externen Kundschaft nachgefragt. Das bedeute, dass verwaltungsinterne Aufgaben und historische Bildungsarbeit sich nicht gegenseitig behinderten, sondern sich gegenseitig befruchteten. In der Diskussion wurde betont, wie wichtig es sei, dass die Archive angesichts der vielen Forderungen von außen ihre Grundlagen nicht vergessen dürften und dass die Übernahme von Querschnittsaufgaben für die Archive sehr wichtig sei.

Da Dr. Birgitt Morgenbrod und Dr. Stephanie Merkenich (Historische Beratung, Recherche und Präsentation GbR, Mönchengladbach) ihren Beitrag aus Termingründen kurzfristig abgesagt hatten, sprach statt dessen Markus Späth (Zürich) über seine Erfahrungen mit der Zusammenarbeit zwischen Historikern und öffentlichen wie privaten Archiven, die er als Projektleiter der neuen dreibändigen Schaffhauser Kantonsgeschichte in den vergangenen sieben Jahren gemacht hatte. Die Vorstellung, welche die Projektgruppe von dieser Zusam­menarbeit hatte, ging dahin, dass man möglichst in jedem Archiv einen festen Ansprechpartner hätte, der fundiert über das Buchprojekt informiert sein sollte, um die eigene Kenntnis der Bestände optimal einbringen zu können. Auf der anderen Seite sollten die 25 Autoren und Autorinnen, die über unterschiedlich intensive Archiverfahrung verfügten, die Bereitschaft mitbringen, sich von dem Archivpersonal auch helfen zu lassen. In den Fällen, wo diese beiden Voraussetzungen gegeben waren, funktionierte die Zusammenarbeit – vor allem in den großen öffentlichen Archiven - hervorragend. In kleinen Gemeindearchiven und in den Privatarchiven stellten sich als Hauptprobleme heraus: die oft schlechte Erschließung der Bestände, die geringen Zugangs­möglichkeiten und – bei den Privatarchiven - ein gewisses Misstrauen, aus Angst vor dem, was die Forscher möglicherweise in den Unterlagen finden würden, deren Inhalt man selbst nicht kannte. In diesen Fällen war ein Prozess der Vertrauensbildung durch die Projektgruppe sehr wichtig.

Der Nachmittag war den “Rechtlichen Rahmenbedingungen und ihren Auswirkungen auf die Benutzungspraxis” gewidmet, wobei Vertreter aus allen an der Tagung beteiligten Staaten zu Wort kamen. Daniel Peter (Archives du Bas-Rhin, Strasbourg) berichtete, dass in Frankreich der Zugang zu den Archivalien nicht allein durch das Archivgesetz von 1979 geregelt sei, sondern auch durch Gesetze, welche die abgebenden Stellen betreffen. Zum Teil seien die Sperrfristen sehr lang (z.B. 150 Jahre für Medizinalakten), weshalb in den letzten Jahren über die Änderung dieser Gesetzgebung diskutiert wird, die aber noch nicht in Angriff genommen wurde. Die Erteilung von Sondergenehmigungen ist möglich, sie dauert jedoch in der Regel 2-3 Monate, weil die aktenbildende Behörde ihre Zustimmung dazu erteilen muss.

In der Schweiz- so Dr. Josef Zwicker (Staatsarchiv Basel-Stadt) – hat jeder Kanton seine eigenen Archivgesetze, die sich teilweise sehr von einander unterscheiden. In Basel-Stadt entscheidet das Archiv über die Ausnahmeregelungen, nicht die aktenbildende Stelle. Das Rückgriffsrecht des Aktenbildners auf personen­bezogene Daten ist sehr viel restriktiver geregelt als im Bundesarchivgesetz der Schweiz. Man sei davon ausgegangen, dass mit der Übernahme der Archivalien ein Wechsel in der Datenherrschaft erfolge, deshalb könne es keine unbegrenzte Rückführung mehr geben. Alle Archivbenutzer haben einen “Courant normal” zu entrichten, es gibt keine privilegierte Benutzung durch einzelne Gruppen.

Dr. Alfred Ogris (Kärntner Landesarchiv Klagenfurt) stellte zunächst die neue Organisationsform des Kärntner Landesarchivs vor, das 1997 als öffentlich-rechtliche Anstalt aus der Landesverwaltung ausgegliedert wurde. Es ist bisher in Österreich das einzige Archiv dieser Art. Eine Archivgesetzgebung gibt es in Österreich auch erst seit vier Jahren, und zwar hat Kärnten damit begonnen. Darin wurde das Recht des Benutzers auf unentgeltliche Benutzung festgeschrieben, darüber hinaus gehende Dienstleistungen müssen kostendeckend angeboten werden. Ein Bundesarchivgesetz wurde in Österreich erst 2000 erlassen. Der Archivalienschutz war bisher im Denkmalschutz geregelt, die Archive selbst arbeiteten aufgrund jahrzehntealter Archivordnungen. Nur ca. 10 Prozent der Kommunalarchive sind selbständig. Sie sind in der Regel vor allem Museen zugeordnet. Das neue Bundesarchivgesetz regelt die grundsätzlichen Dinge, die Benutzung soll durch eine noch zu erlassende Benutzungsordnung festgelegt werden.

Zum Schluss gab Hans-Joachim Hecker (Stadtarchiv München) einen Überblick über die Archivgesetzgebung in Deutschland, deren Auslöser bekanntlich das Volkszählungsurteil von 1983 gewesen ist, in dem das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung festgelegt wurde. Inzwischen gibt es in Deutschland eine flächendeckende Archivgesetzgebung. Die allgemeine Schutzfrist für Akten beträgt 30 Jahre, dazu gibt es kumulativ Schutzfristen für personenbezogene Daten. Schutzfristen können verkürzt werden, wenn der Betroffene einwilligt oder ein überwiegendes Allgemeininteresse besteht. Sie sollen aber im Sinne des Gesetzes tatsächlich nur ausnahmsweise gewährt werden. EU-weit gilt die EG-Datenschutzrichtlinie vom 24.10.1955. Das nationale Recht ist im Licht dieser Richtlinie auszulegen. Das heißt: rassische Herkunft, Religionszugehörigkeit und politische Überzeugung von Personen dürfen nicht erwähnt werden.

Anschließend wurden die Tagungsteilnehmer von Stadtpräsident Marcel Wenger auf dem Munot, dem Schaff­hauser Wahrzeichen empfangen. Die Exkursion am Sonntag stand unter dem Motto “Zwischen moderner Kunst und Tradition” und führte zunächst in die Hallen für neue Kunst in Schaffhausen. Danach ging es weiter zu einer Besichtigung von Stein am Rhein.

Susanne Schlösser

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